Allgemeines

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten liegt uns sehr am Herzen. An dieser Stelle möchten wir Sie daher über den Datenschutz in unserem Unternehmen informieren. Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Datenschutzbestimmungen, wie z.B. des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) oder der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verwendet. Unsere Mitarbeiter und Beauftragten werden auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet. Im Folgenden erhalten Sie Hinweise über Art, Umfang und Zwecke der Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten sowie Ihre Rechte.

1. Umfang der Datenerhebung und −speicherung

Lfd. Nr.	Daten	Verwendungszweck	Rechtsgrundlage	Speicherdauer
1.	Persönliche Identifikationsdaten, wie bspw. Name, E-Mail-Adresse, Dienstsitz, etc.	Login auf Vergabeplattform, Kommunikation mit Anbietern außerhalb einzelner Vergaben	Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO	Bis Löschung durch Anbieter (Fremdfirma)
		Erstellung von täglichen Backups durch Dienstleister	Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO	30 Tage ab Erstellung
		Erstellung von monatlichen Backups durch Dienstleister	Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO	12 Monate ab Erstellung
		Kommunikation mit Anbietern im Rahmen einzelner Vergabeverfahren	Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO	10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres in dem der Vertrag zur ausgeschriebenen Leistung geendet hat (§257 HGB)
		Fehlerbehebung und Support durch Dienstleister	Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO	Bis Fehlerbehebung erfolgreich und kein weiterer Kontakt zum Meldenden notwendig
2.	Sicherheitsdaten, wie bspw. Passwörter	Login auf Vergabeplattform	Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO	Bis Löschung durch Anbieter (Fremdfirma)
		Erstellung von täglichen Backups durch Dienstleister	Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO	30 Tage ab Erstellung
		Erstellung von monatlichen Backups durch Dienstleister	Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO	12 Monate ab Erstellung
3.	Elektronische Identifikationsdaten, wie bspw. eine elektronische Signatur oder Ticket-ID	Erstellung von täglichen Backups durch Dienstleister	Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO	30 Tage ab Erstellung
		Erstellung von monatlichen Backups durch Dienstleister	Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO	12 Monate ab Erstellung
		Abgabe von Angeboten auf Vergabeplattform	Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO	10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres in dem der Vertrag zur ausgeschriebenen Leistung geendet hat (§257 HGB)
		Fehlerbehebung und Support durch Softwarehersteller	Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO	Bis Fehlerbehebung erfolgreich und kein weiterer Kontakt zum Meldenden notwendig
4.	Geschäftsbriefe, wie bspw. versandte oder empfangene E-Mails im Rahmen von Vergaben	Kommunikation mit Anbietern außerhalb einzelner Vergaben	Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO	Bis Löschung durch Anbieter (Fremdfirma)
		Erstellung von Backups im Eigenbetrieb	Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO	21 Tage ab Erstellung
		Kommunikation mit Anbietern im Rahmen einzelner Vergabeverfahren	Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO	10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres in dem der Vertrag zur ausgeschriebenen Leistung geendet hat (§257 HGB)
5.	Persönliche Kommentare, wie bspw. Begründungen und Erläuterungen im Rahmen von Vergaben	Erstellung von Backups im Eigenbetrieb	Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO	21 Tage ab Erstellung
		Workflowsteuerung im Rahmen von Vergaben	Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO	10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres in dem der Vertrag zur ausgeschriebenen Leistung geendet hat (§257 HGB)
		Fehlerbehebung und Support durch Softwarehersteller	Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO	Bis Fehlerbehebung erfolgreich und kein weiterer Kontakt zum Meldenden notwendig
6.	Technisch notwendige Session-Cookies	Betrieb der Vergabeplattform	Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO in Verbindung mit § 15 Abs. 1 TMG	Cookies werden mit Beenden der jeweiligen Session gelöscht
7.	Log-Daten wie bspw. Aktivitätsprotokolle zu Anmeldungen, Änderungen etc.	Fehlerbehebung und Support durch Softwarehersteller	Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO	Bis Fehlerbehebung erfolgreich und kein weiterer Kontakt zum Meldenden notwendig

2. Verfolgte berechtigte Interessen, sofern Rechtsgrundlage Art. 6 Abs.1 lit. f) DSGVO ist

Lfd. Nr. aus Nr. 1	Verfolgtes berechtigtes Interesse
1-3, 5 und 7	Die Durchführung und Dokumentation &oüffentlicher Vergaben erfolgt mittels einer elektronischen Vergabeplattform, welche auf einem Softwarepaket der Administration Intelligence AG (AI AG) basiert und teilweise bei der prego services GmbH gehostet wird. Für die Bereitstellung eines Ticketsystems zur Meldung von Fehlern im System und zur Fehlerbehebung durch die Dienstleister prego, bzw. AI AG werden personenbezogene Daten von BWI eigenem Personal, externem Personal, das bei der BWI arbeitet (externe Dienstleister, ANÜ, …) und von externem Personal von Vertragspartnern, das aber nicht in der BWI arbeitet, verarbeitet. Um einen möglichst unterbrechungs- und fehlerfreien Service zu gewährleisten, hat die BWI ein berechtigtes Interesse daran, die o.g. personenbezogenen Daten zu Zwecken des Supports und der Fehlerbehebung verarbeiten zu lassen.
6	Die BWI hat ein berechtigtes Interesse daran, im gemäß §15 Abs. 1 TMG zulässigen Maße, einen Session-Cookie für den Betrieb der Vergabeplattform zu verarbeiten. Dieser Cookie verarbeitet einen Hashwert, der dem Benutzer die Anmeldung ermöglicht. Die Daten werden mit Beenden der Session gelöscht.

3. Quelle, sofern die Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden

Lfd. Nr. aus Nr. 1	Quelle
1-5	Die Daten werden bei der betroffenen Person selbst erhoben oder von deren Arbeitgeber im Rahmen der Registrierung auf der Vergabeplattform eingegeben
6 und 7	Automatische Erstellung bei Benutzung der Vergabeplattform

4. Weitergabe und Nutzung der personenbezogenen Daten

Empfänger oder Kategorien von Empfängern	Adresse
prego services GmbH	Neugrabenweg 4, 66123 Saarbrücken
Administration Intelligence AG	Landsberger Straße 101, 45219 Essen
HFK Rechtsanwälte Heiermann Franke Knipp und Partner mbB	Stephanstraße 3, 60313 Frankfurt am Main
Müller-Wrede & Partner Rechtsanwälte PartGmbB	EUREF-Campus 23/24, 10829 Berlin

5. Übermittlung in Drittländer

Es findet keine Übermittlung in Drittländer statt.

6. Sonstiges

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist nicht für einen Vertragsabschluss erforderlich und weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind nicht verpflichtet die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Eine Registrierung auf der Plattform mit einem anonymisierten Firmenprofil ist möglich, jedoch ist eine Abgabe von Angeboten ohne eine elektronische Signatur nicht möglich.

Ihre Rechte

Insbesondere mit Wirksamwerden der Datenschutzgrundverordnung am 25.05.2018 stehen Ihnen folgende Rechte zu, sofern die im Gesetz genannten Voraussetzungen erfüllt sind:

	DSGVO
o Auskunft	Art. 15
o Berichtigung	Art. 16
o Löschung	Art. 17
o Sperrung /Einschränkung der Verarbeitung	Art. 18
o Widerspruch	Art. 21
o Datenübertragbarkeit	Art. 20
o Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde	Art. 77
o Widerrufsrecht mit Wirkung für die Zukunft, sofern eine Einwilligung erteilt wurde	Art. 7 Abs. 3

Sie haben gem. Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.
Werden personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie zudem das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Zur Wahrnehmung Ihrer vorstehenden Rechte wenden Sie sich bitte per Post an die unten genannte Adresse der verantwortlichen Stelle oder per E-Mail an bwi.fp.Datenschutz-Governor@bwi.de. Die Inanspruchnahme Ihrer vorstehenden Rechte ist für Sie kostenlos.

Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle und des Datenschutzbeauftragten

Wenn Sie weitere Fragen zum Thema Datenschutz haben, kontaktieren Sie uns bitte und den folgenden Kontaktdaten:

Verantwortliche Stelle	Datenschutzbeauftragter
BWI GmbH Auf dem Steinbüchel 22 53340 Meckenheim	BWI GmbH Auf dem Steinbüchel 22 53340 Meckenheim Telefon: +49 (0)2225 988 14529 bwi.fp.datenschutzbeauftragter@bwi.de